TARAKAN – Bawaslu Kota Tarakan mulai memperkuat tata kelola kearsipan dengan mengintegrasikan arsip fisik dan digital melalui aplikasi SI ARSIP ANDAL (Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal). Langkah tersebut dilakukan untuk memastikan seluruh dokumen hasil pengawasan sejak 2018 tersusun secara sistematis dan mudah diakses ketika diperlukan.
Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, mengatakan penataan arsip menjadi kebutuhan penting mengingat dokumen hasil pengawasan yang dimiliki lembaga masih memiliki nilai guna dan sebagian besar masih berada dalam masa retensi aktif maupun inaktif.
“Dokumen pengawasan yang kami miliki jumlahnya cukup banyak dan masih memiliki masa retensi. Karena itu, penataan dilakukan agar setiap arsip lebih mudah ditemukan saat sewaktu-waktu dibutuhkan,” ujarnya.
Sebagai bagian dari penguatan sistem tersebut, sejak Mei 2026 Bawaslu Kota Tarakan telah mengoperasikan gudang arsip khusus yang menjadi pusat penyimpanan sekaligus pengelolaan dokumen organisasi. Gudang tersebut terhubung langsung dengan sistem informasi kearsipan digital sehingga proses pencarian dan pemantauan arsip menjadi lebih efisien.
Rahmat menjelaskan seluruh rak dan boks arsip yang tersimpan telah didaftarkan ke dalam SI ARSIP ANDAL. Sistem tersebut memuat berbagai informasi penting, mulai dari klasifikasi arsip, unit pembuat dokumen, masa retensi aktif dan inaktif, hingga jadwal penyusutan sesuai ketentuan yang berlaku.
“Setiap arsip telah dilengkapi data pendukung di dalam sistem. Petugas bisa langsung mengetahui lokasi penyimpanan, jenis dokumen, maupun status retensinya tanpa harus membuka satu per satu berkas yang ada,” katanya.
Ia menambahkan, pengelolaan arsip tidak dilakukan setelah dokumen menumpuk di ruang penyimpanan. Sejak dokumen diterima atau diterbitkan oleh masing-masing unit kerja, arsip langsung diklasifikasikan, dicatat masa retensinya, dialihkan ke format digital, dan dimasukkan ke dalam sistem.
Menurutnya, mekanisme tersebut membuat seluruh riwayat pengelolaan arsip dapat dipantau sejak awal, sekaligus mempermudah proses pembaruan data hingga penyusutan dokumen ketika masa retensinya berakhir.
“Sejak awal dokumen dibuat atau diterima, seluruh datanya langsung dicatat. Dengan cara ini pengelolaan arsip menjadi lebih rapi, terstruktur, dan mudah dipantau sepanjang siklus penyimpanannya,” jelasnya.
Penerapan SI ARSIP ANDAL juga diharapkan semakin memperkuat pengelolaan dokumentasi hasil pengawasan beserta eviden yang dimiliki Bawaslu Kota Tarakan. Sistem tersebut dinilai mampu menciptakan tata kelola arsip yang lebih tertib, aman, serta memudahkan akses terhadap dokumen pendukung saat diperlukan.
“Pengelolaan arsip yang baik akan membantu organisasi ketika membutuhkan data maupun dokumen pendukung. Harapannya, seluruh arsip tetap terjaga, mudah ditelusuri, dan dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” pungkas Rahmat. (fad)
